Eine elektronische Unterschrift zu erstellen, beschränkt sich nicht darauf, ein Tool auszuwählen und auf “unterzeichnen” zu klicken. Das Sicherheitsniveau, der rechtliche Wert und der regulatorische Rahmen variieren je nach Art der gewählten Unterschrift. Für ein Unternehmen oder einen Selbständigen bestimmt die Wahl zwischen einfacher, fortgeschrittener oder qualifizierter Unterschrift sowohl die Kosten, die Komplexität des Identitätsprüfungsprozesses als auch die Beweiskraft des unterzeichneten Dokuments.
Einfach, fortgeschritten oder qualifiziert: Was jedes Niveau konkret bedeutet
| Kriterium | Einfaches Unterschrift (SES) | Fortgeschrittene Unterschrift (SEA) | Qualifizierte Unterschrift (SEQ) |
|---|---|---|---|
| Identitätsprüfung | E-Mail oder Checkbox | Personalausweis, multifaktorielle Authentifizierung | Persönliche Überprüfung oder zertifizierte Entsprechung |
| Digitale Zertifikat | Nicht erforderlich | Zertifikat, das mit dem Unterzeichner verbunden ist | Qualifiziertes Zertifikat, das von einem vertrauenswürdigen Anbieter ausgestellt wird |
| Rechtlicher Wert (eIDAS) | Empfangbar, Beweislast liegt beim Aussteller | Vermutung einer verstärkten Zuverlässigkeit | Entspricht einer handschriftlichen Unterschrift |
| Typischer Anwendungsfall | AGB, interne Bestellformulare | Geschäftsverträge, Mietverträge | Notarielle Urkunden, öffentliche Aufträge |
| Relativer Kosten | Niedrig oder im Abonnement enthalten | Moderat | Höher (Zertifizierung und Audit) |
Die Mehrheit der gängigen Dokumente (Kostenvoranschläge, Dienstleistungsverträge, HR-Dokumente) wird mit einer einfachen oder fortgeschrittenen Unterschrift bearbeitet. Die qualifizierte Unterschrift bleibt Situationen vorbehalten, in denen die Regulierung dies verlangt oder wenn das Risiko einer Anfechtung eine höhere Investition rechtfertigt.
Bevor Sie eine Lösung auswählen, ist es hilfreich, die Schritte zur Erstellung einer elektronischen Unterschrift zu verstehen, die dem angestrebten Sicherheitsniveau entspricht, da der technische Ablauf von einem Niveau zum anderen erheblich variiert.
Adoption der elektronischen Unterschrift in Frankreich: eine anhaltende Kluft zwischen TPE-PME und großen Unternehmen
France Num gibt an, dass im Jahr 2024 nur 36 % der TPE-PME eine Lösung für elektronische Unterschriften verwenden. Diese Zahl zeigt eine deutliche Kluft zu großen Strukturen, die oft seit mehreren Jahren ausgestattet sind.
Mehrere Faktoren erklären diese Verzögerung. Kleine Unternehmen verbinden die elektronische Unterschrift immer noch mit einem schweren technischen Prozess. Auch die wahrgenommenen Kosten für qualifizierte Lösungen bremsen die Akzeptanz, während die einfache Unterschrift für die meisten ihrer täglichen Bedürfnisse ausreicht.
Konkrete Hindernisse für kleine Strukturen
- Unkenntnis der Unterschriftsniveaus: Viele Führungskräfte von TPE wissen nicht, dass eine einfache, kostenlose oder kostengünstige Unterschrift einen rechtlich anerkannten Wert gemäß der eIDAS-Verordnung hat
- Fehlender digitalisierter Dokumentationsprozess: Ohne elektronische Dokumentenverwaltung im Vorfeld lässt sich die elektronische Unterschrift schwer in den Arbeitsablauf integrieren
- Bedenken hinsichtlich der Konformität: Die Angst, das Unterschriftsniveau falsch zu wählen, führt dazu, dass einige Unternehmen die Entscheidung aufschieben
Im Gegensatz dazu stellen Unternehmen, die den Schritt gewagt haben, eine deutliche Reduzierung der Unterschriftszeiten fest. Ein elektronisch versendetes Dokument kann innerhalb weniger Minuten unterzeichnet werden, während der Papierprozess mehrere Tage in Anspruch nimmt.
eIDAS 2 und EUDI-Wallet: Was sich für die Erstellung von Unterschriften ändert
Die Verordnung eIDAS 2 führt das europäische digitale Identitäts-Wallet (EUDI wallet) ein, das die Art und Weise verändert, wie ein Unterzeichner seine Identität vor der Unterzeichnung nachweist. Dieses Wallet basiert auf einer starken Authentifizierung, die multifaktorielle Überprüfung, Biometrie oder PIN und gerätespezifische Sicherheit kombiniert.
Dieser Mechanismus bringt die gängige Nutzung einer Unterschrift mit hoher Beweiskraft näher, ohne die traditionellen Zertifizierungswege zu durchlaufen. DocuSign hebt hervor, dass die Standardisierung rund um das digitale Identitäts-Wallet bestimmte Zertifizierungskosten, die mit qualifizierten Unterschriften verbunden sind, beseitigen und die Konformitätsprüfungen vereinfachen kann.
Auswirkungen auf den Prozess der Erstellung einer Unterschrift
Mit dem EUDI-Wallet wird der Identitätsprüfungsprozess des Unterzeichners vereinfacht. Der Benutzer präsentiert seine digitale Identität von seinem Gerät aus, und die Unterschriftenplattform nutzt diese Daten, um ein Zertifikat zu generieren, das mit dem Unterzeichner verbunden ist.
Für Unternehmen bedeutet dies weniger manuelle Schritte bei der Identitätsprüfung. Der Prozess der fortgeschrittenen oder qualifizierten Unterschrift wird zugänglich, ohne dass ein persönlicher Termin oder das Versenden von Nachweisen per Post erforderlich ist.
Eine Lösung für elektronische Unterschriften wählen: technische Kriterien zu überprüfen
Die Unterschriftenplattformen unterscheiden sich nicht nur durch ihren Preis. Mehrere technische Parameter bestimmen, ob eine Lösung für den regelmäßigen professionellen Gebrauch geeignet ist.
- eIDAS-Konformität: Die Lösung muss angeben, welche Unterschriftsniveaus sie unterstützt (SES, SEA, SEQ) und ob sie sich auf einen qualifizierten vertrauenswürdigen Dienstleister stützt
- Akzeptierte Dokumentenformate: Einige Plattformen beschränken sich auf PDF, andere unterstützen auch Word-Dokumente oder Online-Formulare
- Audit-Trail: Jede Unterschrift muss ein zeitgestempeltes Protokoll erzeugen, das die Aktionen des Unterzeichners (Dokumentöffnung, Akzeptanz, Unterschrift) nachverfolgt, was im Streitfall als Beweis dient
- Integration in bestehende Tools: API, CRM- oder ERP-Anbindungen, Kompatibilität mit den täglich verwendeten Büroanwendungen
Ein oft vernachlässigtes Kriterium betrifft die Aufbewahrung der unterzeichneten Dokumente. Eine elektronische Unterschrift verliert ihren Wert, wenn das Dokument nach der Unterzeichnung verändert wird. Die Plattform muss die Integrität der Datei durch eine kryptografische Versiegelung garantieren und eine konforme Archivierung anbieten.
Anti-Geldwäsche-Konformität und verstärkte Überprüfung
Für bestimmte Sektoren (Finanzdienstleistungen, Immobilien) ist die Identitätsprüfung bei der Unterzeichnung Teil eines umfassenderen KYC- und AML-Konformitätsrahmens. Laut Docaposte wurde das AMLR am 31. Mai 2024 verabschiedet und wird ab dem 10. Juli 2027 in den Mitgliedstaaten gelten, mit einem homogeneren europäischen Rahmen für Identitätskontrollen.
Die für diese Sektoren vorgesehenen Lösungen für elektronische Unterschriften müssen bereits im Unterschriftsprozess verstärkte Identitätsprüfungen integrieren, was die fortgeschrittene Unterschrift in Bezug auf die Strenge näher an die qualifizierte Unterschrift bringt.
Die Wahl einer Lösung für elektronische Unterschriften hängt daher sowohl vom Tätigkeitsbereich als auch vom Volumen der zu bearbeitenden Dokumente ab. Eine TPE, die einige Verträge pro Monat unterzeichnet, hat nicht die gleichen Anforderungen wie ein Maklerbüro, das den Anti-Geldwäsche-Vorgaben unterliegt. Den erforderlichen Unterschriftsgrad pro Dokumenttyp zu identifizieren, bleibt die erste Entscheidung, die vor dem Vergleich der Plattformen zu treffen ist.