Criar uma assinatura eletrônica não se resume a escolher uma ferramenta e clicar em “assinar”. O nível de segurança, o valor jurídico e o quadro regulatório variam conforme o tipo de assinatura escolhido. Para uma empresa ou um autônomo, a escolha entre assinatura simples, avançada ou qualificada determina tanto o custo, a complexidade do processo de verificação de identidade quanto a força probante do documento assinado.
Assinatura simples, avançada ou qualificada: o que cada nível implica concretamente
| Critério | Assinatura simples (SES) | Assinatura avançada (SEA) | Assinatura qualificada (SEQ) |
|---|---|---|---|
| Verificação de identidade | Email ou caixa de seleção | Documento de identidade, autenticação multifatorial | Verificação presencial ou equivalente certificado |
| Certificado digital | Não exigido | Certificado vinculado ao signatário | Certificado qualificado emitido por um prestador de serviços de confiança |
| Valor jurídico (eIDAS) | Admissível, ônus da prova do lado do emissor | Presunção de confiabilidade reforçada | Equivalente a uma assinatura manuscrita |
| Casos de uso típicos | CGV, ordens de compra internas | Contratos comerciais, locações | Atos notariais, contratos públicos |
| Custo relativo | Baixo ou incluído na assinatura | Moderado | Mais alto (certificação e auditoria) |
A maioria dos documentos comuns (orçamentos, contratos de prestação, documentos de RH) é tratada com uma assinatura simples ou avançada. A assinatura qualificada permanece reservada para situações em que a regulamentação exige ou quando o risco de contestação justifica um investimento superior.
Antes de selecionar uma solução, é útil entender as etapas para criar uma assinatura eletrônica adequada ao nível de segurança desejado, pois o percurso técnico difere significativamente de um nível para outro.
Adoção da assinatura eletrônica na França: um descompasso persistente entre TPE-PME e grandes empresas
A France Num indica que em 2024, apenas 36 % das TPE-PME utilizam uma solução de assinatura eletrônica. Esse número revela um desvio acentuado em relação às grandes estruturas, que frequentemente estão equipadas há vários anos.
Vários fatores explicam esse atraso. As pequenas empresas ainda associam a assinatura eletrônica a um processo técnico pesado. O custo percebido das soluções qualificadas também freia a adoção, enquanto a assinatura simples é suficiente para a maioria de suas necessidades diárias.
Obstáculos concretos para as pequenas estruturas
- Desconhecimento dos níveis de assinatura: muitos dirigentes de TPE ignoram que uma assinatura simples, gratuita ou de baixo custo, tem um valor jurídico reconhecido pelo regulamento eIDAS
- Ausência de processo documental digitalizado: sem gestão eletrônica de documentos anteriormente, a assinatura eletrônica se integra com dificuldade no fluxo de trabalho
- Preocupação com a conformidade: o medo de escolher mal o nível de assinatura leva algumas empresas a adiar a decisão
Por outro lado, as empresas que deram esse passo notam uma redução notável nos prazos de assinatura. Um documento enviado eletronicamente pode ser assinado em poucos minutos, enquanto o circuito em papel leva vários dias.
eIDAS 2 e carteira EUDI: o que muda para a criação de assinaturas
O regulamento eIDAS 2 introduz a carteira de identidade digital europeia (EUDI wallet), que modifica a maneira como um signatário prova sua identidade antes de assinar. Essa carteira se baseia em uma autenticação forte combinando verificação multifatorial, biometria ou PIN, e segurança relacionada ao dispositivo.
Esse mecanismo aproxima o uso comum de uma assinatura com alta força probante, sem passar pelos circuitos de certificação tradicionais. A DocuSign destaca que a padronização em torno da carteira de identidade digital pode eliminar algumas taxas de certificação associadas às assinaturas qualificadas e simplificar as auditorias de conformidade.
Impacto no processo de criação de uma assinatura
Com a carteira EUDI, o percurso de verificação de identidade do signatário se simplifica. O usuário apresenta sua identidade digital a partir de seu dispositivo, e a plataforma de assinatura utiliza esses dados para gerar um certificado vinculado ao signatário.
Para as empresas, isso significa menos etapas manuais durante a verificação de identidade. O processo de assinatura avançada ou qualificada se torna acessível sem agendamento físico ou envio de documentos comprobatórios por correio.
Escolher uma solução de assinatura eletrônica: critérios técnicos a verificar
As plataformas de assinatura não se distinguem apenas pelo preço. Vários parâmetros técnicos determinam se uma solução é adequada para um uso profissional regular.
- Conformidade eIDAS: a solução deve especificar quais níveis de assinatura ela suporta (SES, SEA, SEQ) e se ela se baseia em um prestador de serviços de confiança qualificado
- Formato dos documentos aceitos: algumas plataformas se limitam ao PDF, outras também gerenciam documentos Word ou formulários online
- Pista de auditoria: cada assinatura deve gerar um registro datado rastreando as ações do signatário (abertura do documento, aceitação, assinatura), o que constitui a prova em caso de litígio
- Integração com ferramentas existentes: API, conectores CRM ou ERP, compatibilidade com as suítes de escritório utilizadas diariamente
Um critério frequentemente negligenciado diz respeito à conservação dos documentos assinados. Uma assinatura eletrônica perde seu valor se o documento for alterado após a assinatura. A plataforma deve garantir a integridade do arquivo por meio de um selamento criptográfico e oferecer um arquivamento conforme.
Conformidade anti-lavagem de dinheiro e verificação reforçada
Para alguns setores (serviços financeiros, imobiliário), a verificação de identidade durante a assinatura se insere em um quadro mais amplo de conformidade KYC e AML. Segundo a Docaposte, a AMLR foi adotada em 31 de maio de 2024 e se aplicará nos Estados membros a partir de 10 de julho de 2027, com um quadro europeu mais homogêneo para os controles de identidade.
As soluções de assinatura eletrônica destinadas a esses setores deverão integrar verificações de identidade reforçadas desde o percurso de assinatura, o que aproxima ainda mais a assinatura avançada da assinatura qualificada em termos de rigor.
A escolha de uma solução de assinatura eletrônica depende, portanto, tanto do setor de atividade quanto do volume de documentos a serem tratados. Uma TPE que assina alguns contratos por mês não tem as mesmas restrições que um escritório de corretagem sujeito às obrigações anti-lavagem de dinheiro. Identificar o nível de assinatura exigido por tipo de documento continua sendo a primeira decisão a ser tomada antes de comparar as plataformas.